réussir sa une première réunion de reprise d'équipe

Extrait du livre blanc “Réussir sa reprise d’équipe” par Bluecoders Academy

Vous projetez de recruter un lead dev full stack, ou peut-être avez-vous déjà trouvé la perle rare et vous ne voulez surtout pas louper son intégration managériale auprès de sa nouvelle équipe ?  Vous allez prochainement vous retrouver à la tête d’une équipe déjà constituée et vous voulez mettre toutes les chances de votre côté ? 

Penchons-nous sur les étapes incontournables à la bonne intégration d’un nouveau manager qui reprend une équipe.

Comprendre son nouvel écosystème pour le faire grandir, séduire et gagner la confiance d’une équipe préalablement constituée est un défi managérial et humain. “Saurai-je trouver le bon style de leadership et le bon mode de communication qui saura convaincre mon équipe ? Saurai-je m’adapter à la culture de travail préexistante de l’équipe? Vont-ils me faire confiance pour les emmener plus loin? ” Ces questions naturelles taraudent l’esprit de tout manager s’apprêtant à reprendre une équipe.  En résumé, il y a un nouveau capitaine à bord, et il ne doit pas arriver comme un cheveu sur la soupe.

Concrètement, à quoi doit ressembler une réunion de présentation?

Nous avons tous déjà appréhendé le premier jour de la rentrée des classes. Et comme souvent quand il s’agit de stress, le meilleur moyen de le réduire, c’est la préparation ! A commencer par préparer sa première réunion, qui aura pour objectifs d’immédiatement vous crédibiliser tout en donnant de la visibilité à votre nouvelle équipe sur les semaines de transition à venir. C’est LE moment crucial pour partir sur de bonnes bases avec vos collaborateurs. Cette première intervention doit donc être anticipée et être minutieusement préparée en amont. Elle n’en sera alors que plus productive, plus impactante et surtout moins stressante dès lors que vous en maîtriserez les tenants et aboutissants.

Quels sont les messages clés à faire passer ?

  1. Idéalement, commencer par un trait d’humour (spontané !) sera souvent apprécié de votre auditoire.
  2. Amplifiez, en assumant de les verbaliser, vos points de blocages ou ceux de l’assemblée. Exemples : « Ce n’est jamais facile de se lancer devant une nouvelle équipe, soyez indulgents ! » ; « Je sais qu’il y a une grosse pression en ce moment pour boucler le projet, promis je vais aller à l’essentiel » etc. Le fait de prendre ce type de précautions oratoires désamorce les probables réticences de l’assemblée et montre que vous connaissez votre auditoire et que vous êtes en empathie vis-à-vis de ses contraintes ou doutes du moment.
  3. Votre présentation personnelle (situation familiale, passion, loisirs), puis celle de votre parcours professionnel, en lien avec ce que vous comptez apporter à l’équipe, au projet et à l’entreprise. La règle d’or de cette étape : on évite les listes à la Prévert, on fait court, et on surtout, on reste humble ! Pas plus de 2 minutes, grand maximum.
  4. Montrer votre plaisir d’être là : c’est le moment de trouver un subtil équilibre entre le factuel, l’émotionnel et la sincérité (oui, oui, c’est possible). Qu’est-ce qui concrètement vous a donné envie de rejoindre le projet et l’entreprise ? Qu’est-ce qui vous passionne dans votre métier ? Et, sans jamais trop en faire, partagez avec l’équipe l’ambition annoncée pendant votre process de recrutement. En somme, oui, il s’agit de mettre (au moins un peu) ses tripes sur la table.
  5. Présenter le plan d’action des semaines à venir pour donner un maximum de visibilité, et ainsi rendre votre management clair et lisible pour votre nouvelle équipe. Comme pour toutes les bonnes intentions, c’est toujours mieux quand elles sont un minimum explicitées. Ce plan est composé de trois étapes bien distinctes: l’observation, les entretiens individuels et l’annonce de la roadmap à 3 mois (voir plus bas pour plus de détails).
  6. Dernière étape et non des moindres : la phase de questions et réponses. Ce sera pour vous l’occasion d’avoir un premier écho de votre prestation. Si vous les avez vraiment embarqués, ils vous le feront savoir par des interventions ou questions pertinentes, surtout si vous leur en laissez la possibilité avec une question ouverte : Qu’en pensez-vous ? Qu’est-ce que tout ça vous inspire ? etc.
  7. Idéalement, il serait opportun de conclure ce point par un moment de convivialité: un pot ou un déjeuner par exemple.

En résumé, la première réunion de présentation aux équipes est l’opportunité de vous crédibiliser, de temporiser pour vous accorder une phase d’observation indispensable dans le cadre d’une reprise d’équipe, d’introduire les points individuels que vous vous apprêtez à instaurer et, enfin, de prendre date pour la réunion de présentation de votre road map.  Bien entendu, le plus difficile reste à faire mais cette réunion vous assure de poser la bonne première pierre et partir tout de suite du bon pied avec votre nouvelle équipe. Les semaines à venir seront ensuite cruciales et seront axées autour de trois volets cardinaux: observer, écouter et, enfin, donner de la visibilité.

Focus sur le plan d’action des semaines à venir

Étape 1 : Observer et ne toucher à rien

Une des nombreuses règles d’or d’une reprise d’équipe, et même si de prime abord cela paraît contre intuitif : il ne faut toucher à rien, ne rien changer, ne pas mettre son grain de sel, ne pas tout de suite vouloir se crédibiliser en apportant un quick win…Cela pourrait être mal vécu par votre équipe pour tout un tas de bonnes raisons. Donc on se donne un temps d’observation d’un minimum de deux ou trois semaines en fonction du contexte, notamment énergétique, dans lequel vous arrivez.

Étape 2 : Mener des entretiens individuels

En parallèle de ce temps d’observation, menez des entretiens individuels planifiés en amont avec chaque membre de l’équipe. L’idée est évidemment de créer du lien et de découvrir chaque membre de l’équipe.

Étape 3 : Annoncer sa roadmap

Quelques semaines après votre arrivée, et après vous être laissé le temps de l’observation et de la réflexion, il sera alors temps de mener une réunion majeure qui vous permettra de poser une roadmap pertinente et adaptée au contexte et aux enjeux de votre équipe sur la période à venir : c’est la réunion de kick-off de votre road map à 3 mois. 

Dans la suite de notre livre blanc “Réussir sa reprise d’équipe”, nous nous pencherons plus en détails sur les étapes 2 et 3.

En attendant, jetez un oeil à nos formations sur mesure intra-entreprise pour managers, notre Bootcamp Tech Team Manager et notre offre de coachings individuels en management. Chez Bluecoders Academy, le change management et la mobilisation des énergies pour emmener les autres avec soi, on adore ça.

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